El tiempo, que vale oro, es un recurso no renovable. Administrarlo bien te ayudará a cumplir con tus objetivos de forma inteligente y eficiente. Si aplicas los cuatro pasos del proceso administrativo (planear, organizar, ejecutar y evaluar) en el uso del tiempo, podrás aprovecharlo mejor.
Recuerda que si planificas anticipadamente tu tiempo lograrás: - Aumentar tu satisfacción al lograr los objetivos - Reducir la indecisión o preocupación - Analizar la situación por adelantado - Resolver problemas antes de que se presenten
La ansiedad ante problemas no resueltos se reduce con información y la solución mejora la efectividad. Al solucionar problemas, podrás realizar otras tareas pendientes. Para hacer un plan de tareas deberás considerar: - Tus actividades diarias, semanales, mensuales o estacionales u ocasionales - Tus preferencias individuales - Tus actividades inflexibles (trabajo, clases, compromisos ineludibles ya asumidos, etc.)
El tiempo diario, cada jornada de 24 horas, se divide en trabajo, descanso y recreación. En el trabajo deberás considerar el tiempo remunerado y otras tareas (las del hogar o del trabajo voluntario). La recreación es el tiempo libre que dispones para realizar una actividad que te gratifique (manualidad, gimnasia, salida al cine, etc.).
El descanso está compuesto por las horas de sueño que en un adulto se aconsejan sean un tercio del día (8 horas). Tu ritmo de trabajo incide en la organización del tiempo. No todos tenemos el mismo ritmo y solo tú conoces el tuyo. Además, influirán el cansancio, si te sientes mal o el interés que tengas en la tarea a realizar. También importa la secuencia de las actividades. Por ejemplo, si agrupas varios mandados en vez de ir de a uno cada vez, estarás ahorrando tiempo; si planchas algunas prendas mientras horneas la cena, también maximizarás el tiempo. Si las horas de la mañana temprano son más tranquilas en tu hogar, utiliza ese momento para realizar aquella tarea que necesita más concentración. Será menor el tiempo requerido si pones toda tu atención. Si sabes los horarios de cada miembro de la familia, podrás hacer una sincronización para que todos puedan compartir un tiempo juntos. Por ejemplo, fijar las horas para las diferentes comidas semanales. Hay actividades que suelen superponerse en la casa durante cierto período. La hora de la cena de los niños y el momento de ir a la cama suelen ser instancias sensibles. Deberás otorgar suficiente tiempo para cada una de las actividades para que no resulten momento de conflicto.
Para evitar situaciones ríspidas, se pueden realizar actividades en conjunto: cocinar, preparar las meriendas, y aprontar mochilas para el día siguiente. De esta forma, además, se involucra a diversos miembros de la familia en las tareas cotidianas. Toda tarea tiene un tiempo. Conviene crear sistemas para poder realizarlas en un determinado tiempo y evitar la improvisación. En el caso de las comidas, se sugiere asignar horas que conozcan todos los integrantes de la familia y fijar el momento en el que los niños irán a la cama. Escribe en una nota las tareas pendientes y colócalas en un lugar visible. Además de no olvidar ninguna, tachar las ya realizadas será muy motivador. Se puede tener, por ejemplo, una planilla en la heladera para que esté siempre presente y no olvidar cuestiones importantes. El uso de una agenda te ayudará a organizar tu día a día y a ganar tiempo si se presenta algo no previsto. Existen diferentes formatos de agenda en papel o digitales. Elige la que te resulte más práctica y que se adapte a tus actividades, y procura que esté siempre al alcance. Recuerda, al finalizar el día, consultar el día siguiente y los domingos mirar toda la semana. Así evitarás corridas u olvidos de reuniones, consultas médicas, entrevistas, etc. Crea el sistema de archivo de documentos (facturas, exámenes médicos, certificados, etc.) que te resulte más práctico. Sabrás, de esta manera, en qué lugar están y ahorrarás tiempo al buscarlos. Sé puntual al llegar y al retirarte del trabajo, reunión u otra actividad con un horario preestablecido. Cuánto más planifiques tus tareas, más lograrás tu objetivo con respecto al horario. Anticípate y planifica tu trabajo para el siguiente día o semana: ¿qué tendré que hacer?, ¿puedo adelantar algo? Estas preguntas te ayudarán a ganar tiempo si llegara a presentarse algo no previsto. Es más importante cuánto dedicas a un problema que el tiempo que inviertes. Si con solo un 20 % de tu esfuerzo logras un 80 % de éxito en los resultados (principio de Pareto, regla del 80/20), estarás cumpliendo el objetivo. Céntrate en la calidad y no en la cantidad del tiempo invertido para realizar determinada tarea. Focaliza tus energías en lo que realmente te va a aportar y que no sea a la inversa. Si focalizas el 80 % de tu tiempo en algo que solo te beneficiará un 20 % de satisfacción, no lo estarás resolviendo de la mejor manera. Aprende a controlar tus impulsos y a sustituir tus pensamientos negativos. Aplica la regla del 80/20 no solamente en tu trabajo, también en tu vida personal y conseguirás mayor tranquilidad. Para economizar tiempo en la resolución de problemas, deberás priorizar primero y definir cuánto tiempo invertir. Para la resolución de cada problema, recuerda buscar tres posibles soluciones y recaba la mayor información disponible. Si no logras los objetivos, deberás pensar qué hiciste y cómo. Qué hacer implica cambiar las acciones y el cómo involucra redefinirlas. Y, por último, debes rediseñar el proceso. Puedes premiarte al finalizar alguna tarea que te resulta por demás tediosa; será una motivación para realizarla más ágilmente. Por ejemplo, cuando finalices de ordenar el garaje, mirar esa serie de televisión que tanto te gusta o tomar un café. Aprende a poner un límite al trabajo. Recuerda que hay un tiempo para cada cosa y que también es importante dedicarle un momento a las personas y a las actividades que te interesan. No permitas que el trabajo se interponga entre tú y lo que más te importa. Conoce tus límites y respétalos.
¿CÓMO AHORRAR TIEMPO EN LAS TAREAS DEL HOGAR?
Antes de comenzar a cocinar, asegúrate de tener todos los ingredientes necesarios. Puedes solucionar esta cuestión si planificas y haces un listado de los ingredientes que necesitas comprar para el menú o las preparaciones que vas a realizar en la semana. Prepara los utensilios y los ingredientes como indica la receta antes de comenzar, y ubícalos a la vista y alcance. Mide, pica, corta y rebana todo lo necesario. De esta forma, la elaboración será sin interrupciones, más rápida y sin olvidos.
Tener orden en la cocina y en la despensa con los ingredientes rotulados te ayudará a juntar todo más rápido. Guarda los ingredientes en cajas plásticas o frascos (excepto que el envase original permite un buen almacenaje). Evitarás derrames, pérdidas y exposición al aire si no tienen un buen cierre. Si vas a utilizar el horno, enciéndelo antes de comenzar a cocinar para que esté a la temperatura especificada al momento del horneado. Lograrás un buen resultado final, además de acortar el tiempo de cocción. Para realizar la limpieza de la casa, dispone de un día preestablecido y procura colaboración. Puedes hacer que cada tarea sea rotativa para evitar la rutina.
Otra opción es asignar un día a cada ambiente y que cada mes vaya rotando. De esta forma, la persona asignada administrará su tiempo en la semana de acuerdo con sus actividades para realizar la tarea que le toca. Hay algunas tareas de orden y limpieza que se aconseja realizar diariamente para ahorrar tiempo. Iniciar el día con una casa en orden, además de simplificar la tarea de limpieza, te ayudará a comenzar mejor. Ordena el cuarto de estar (living) por la noche antes de ir a descansar.
Acomoda almohadones y sillones, descarta papeles, boletos o tiques, y lleva a la cocina algún jarro de café que haya quedado olvidado. En la cocina, que no quede vajilla sucia ni fuera de su lugar. El piso limpio y, si es posible, la mesa tendida para el desayuno al día siguiente. En las habitaciones deja todo en su lugar. Si hay niños, que los juguetes no queden dispersos por el piso y que la ropa quede ordenada.
¿Cómo ahorrar tiempo en la vestimenta y en el mantenimiento de la ropa?
Al finalizar el día, determina cuáles son las prendas que será necesario lavar y cuáles no. Deja estas en un lugar aireado antes de guardarlas nuevamente. Al mismo tiempo, selecciona lo que usarás al día siguiente y déjalo apartado. Ganarás tiempo al levantarte y así tendrás menos corridas en la mañana. Dispone de un lugar donde se depositen las prendas para lavar. No tendrás la necesidad de ir habitación por habitación recolectando la ropa. Selecciona un día en la semana para cambiar la ropa de cama y las toallas. Evitarás olvidos y confusiones. Tiende la ropa en un lugar ventilado y lo más extendida posible. De esta forma, las prendas se secarán con pocas arrugas y podrás prescindir del planchado. Una vez que las prendas se secaron, retíralas cuanto antes de la cuerda o del secarropa. Y dóblalas para evitar arrugas. A medida que vayas planchando, arma grupos para los diferentes integrantes de la familia. De esta forma, será más rápido distribuir las prendas.
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